Le système d’information au service
de la prise de décision
Le rôle de l’information est prépondérant dans les entreprises qui sont amenées à collecter, traiter, transmettre, stocker des milliers d’informations chaque jours de façon à pouvoir prendre des décisions.
C’est pourquoi il est indispensable de mettre en place un système d’information performant.
Section 1 :
Notion et rôle de l’information
L’information est un renseignement qui réduit l’incertitude du décideur.
Cette info doit être pertinente. C’est à dire utile, fiable (récente, exacte, précise, détaillée,..).
On peut noter que l’acquisition de l’information représente un certain coût pour l’entreprise (coût d’abonnement à une revue, temps passé par le personnel à la lire,…) et une information n’est rentable que si le coût d’achat de cette information est inférieur au coût de l’erreur possible sans cette information.
L’information est importante pour l’entreprise car :
- elle est nécessaire à la prise de décisions, que la décision soit stratégique, tactique ou opérationnelle. En effet, prendre une décision c’est faire un choix et l’information permet de réduire le risque d’erreur.
- elle constitue un facteur de coordination entre les services car pour que l’entreprise fonctionne correctement il faut coordonner les activités des différents services et par conséquent qu’il y ait des échanges d’information (par ex : entre le service commercial et le service production).
- elle constitue un facteur de cohésion sociale et de motivation des salariés. En effet, pour être compétitive, l’entreprise doit disposer d’un personnel compétent et motivé et l’information joue un rôle fondamental de motivation en favorisant l’intégration du salarié dans l’entreprise et en transmettant aux salariés un sentiment d’appartenance à l’entreprise, des valeurs communes.
- elle constitue un facteur d’adaptation et de régulation de l’entreprise face à son environnement (technologique, concurrentiel,…) qui évolue sans cesse et dont il faut saisir les menaces et les opportunités ; l’entreprise peut ainsi mettre en place un système de veille informationnelle qui consiste pour l’entreprise à collecter systématiquement des informations sur son environnement.
Section II
Notion et organisation d’un système d’information
I – Notion
Le SI est constitué par les informations et les moyens mis en œuvre par l’entreprise pour collecter, stocker et diffuser ces informations internes et externes de façon à faciliter la prise de décisions et à permettre la communication dans l’entreprise.
Donc le SI doit permettre de satisfaire les besoins informationnels de l’entreprise pour permettre la prise de décisions et donc de la gestion courante et stratégique de l’entreprise au niveau commercial, technique, financier,…
On distingue l’information technique, l’information comptable, juridique, mercatique, économique,…
L’entreprise doit mettre en place une veille informationnelle au niveau technologique (nouveaux produits, nouvelles techniques de production, nouvelles matières premières,…) et au niveau commercial (produits et prix de la concurrence, réseau de distribution,…) ou encore économique (taux de change, taux d’inflation,…). Le système de veille mis en place par les entreprises a pour but de connaître son environnement technologique, commercial ou économique de façon à prendre en compte les menaces et les opportunités de cet environnement pour s’y adapter.
Le SI a aussi pour but de favoriser la communication interne et externe de l’entreprise :
- la communication interne qui comprend la communication latérale, ascendante, descendante et parallèle ; le SI favorise l’échange d’informations, la communication d’information nécessaire à la gestion courante et stratégique de l’entreprise et crée un sentiment d’appartenance à l’entreprise, différents moyens étant utilisés en ce sens (notes de services, réunions, journal d’entreprise, cercles de qualité,…),
- la communication externe permet de faire connaître l’entreprise et ses produits en développant son image de marque, en améliorant la qualité des relations avec ses partenaires, différents moyens étants utilisés tels que la pub, les forces de vente, le parrainage et le mécénat.
II – Les sources
On distingue :
- les sources externes (la presse, l’INSEE, la chambre de commerce, les ministères,…),
- les sources internes qui sont constituées par les documents internes à l’entreprise (au niveau comptable, financier, commercial,…) les compétences et opinions du personnel.
III – Les formes de la communication interne
On distingue le réseau formel et le réseau informel.
A – Le réseau formel
C’est le réseau officiel de l’information conformément à la structure de l’entreprise.
Au sein du réseau formel on peut distinguer :
- l’information ascendante qui est émise par les subordonnés vers les supérieurs ; elle permet au supérieur de contrôler l’activité du subordonné et de recueillir les idées des subordonnés.
- l’information descendante est celle émise par le supérieur vers le subordonné. Cette information peut être purement informative ou impérative.
- l’information latérale est celle transmise entre personnes de même niveau hiérarchique. Elle permet la collaboration entre les individus et les services.
- l’information parallèle est celle qui est transmise entre le personnel et les institutions représentatives du personnel.
B – Le réseau informel
C’est le réseau non officiel de l’information qui peut véhiculer des informations utiles mais aussi des informations parasites et nuisibles (rumeurs).
IV – Efficacité du circuit
Son efficacité dépend de la qualité des moyens de transmission de l’information. Ces moyens de transmission sont variés et on distingue :
ð les moyens classiques
- transmission orale lors de réunions ou par l’intermédiaire d’outils comme le téléphone,
- transmission écrite (courrier, notes de services, rapports,…),
- transmission audiovisuelle (films, diapositives,…).
ð les moyens modernes
le développement de l’informatique et des télécommunications s’est traduit par l’apparition de nouveaux moyens de transmission : la vidéo, la télématique,…
L’informatique favorise de plus en plus le traitement de l’information ; en effet le traitement automatise de l’information permet :
- une plus grande rapidité de traitement,
- une plus grande flexibilité dans la transmission des informations,
- une plus grande capacité de stockage des données,
- un accès rapide aux informations,
- un accès décentralisé de l’information et donc un partage plus aisé de l’information.
On peut dire que lors de la mise en place d’un SI dans une entreprise, il faut s’assurer que le SI correspond bien aux besoins informationnels de cette entreprise. Besoins qui peuvent être d’ordre opérationnels ou d’ordre stratégiques :
- le SI opérationnel concerne l’information permettant à l’entreprise de réaliser les opérations courantes (gestion des stocks, facturation, paye,…) ; il utilise les procédures répétitives et c’est pourquoi l’informatique constitue un outil efficace au service du SI opérationnel,
- le SI stratégique vise à faciliter la prise de décisions quant aux choix stratégiques de l’entreprise ; il ne repose pas sur les procédures répétitives ; il doit permettre de déceler les informations stratégiques utiles.
Section III
L’informatisation du SI
Le SI est la plupart du temps automatisé en tout ou partie. L’évolution technique a permis au cours du temps une évolution de l’architecture du SI. Ainsi les entreprises peuvent mettre en place :
- Une architecture centralisée qui concentre les moyens informatiques dans un service central géré par du personnel spécialisé ; elle repose sur des gros systèmes et des mini systèmes. Elle a été mise en place dans les années 50-60.
- une architecture décentralisée. Elle est mise en place grâce aux terminaux dédiés puis grâce aux micro-ordinateurs et aux portables, associés à la technologie des réseaux locaux (intranet, ethernet) et des réseaux externes (Internet, transpac, RNIS,…), et donc grâce au télétraitement ; l’architecture décentralisée permet soit une architecture distribuée (et dans ce cas les terminaux sont reliés à l’ordinateur central qui distribue l’information, les terminaux n’ayant aucune autonomie) soit une architecture répartie et dans ce cas les terminaux ont une certaine autonomie face à l’ordinateur central.
Des dispositifs de sécurité doivent être mis en place pour minimiser les risques de malversation, d’erreurs, de défaillances techniques.